POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD IMPORTADORA OKLA SAS
Dando cumplimiento la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS revela su política aplicable a la entidad, para el tratamiento protección de datos personales.
Para la protección de los datos personales recolectados como objetivo general de La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS está el asegurar la confidencialidad, integridad, transparencia, veracidad y disponibilidad de la información y de la base de datos de socios, proveedores, contratistas, empleados y exempleados, garantizando la disponibilidad técnica para el tratamiento de los datos personales que hayan sido obtenidos para fines legales, contractuales y comerciales.
Para atender lo enunciado La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS en cumplimiento de la normatividad vigente se compromete a buscar siempre los mecanismos efectivos que garanticen la protección de los datos de los titulares de datos personales propendiendo por aportar las medidas de seguridad que permitan evitar la adulteración, perdida , consulta o acceso fraudulento sobre la información
NOMBRE: IMPORTADORA OKLA SAS
CORREO ELECTRÓNICO: basededatos@importadoraokla.com TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 3300819 extensión 118
Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
AUTORIZACIÓN: beneplácito previo, voluntario e informado por parte del titular para utilizar sus datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: aviso verbal o escrito generado por el responsable y dirigida al titular para el manejo de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de unas políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del manejo que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: relación organizada y detallada de datos personales que sea objeto del tratamiento.
DATO PERSONAL: cualquier información relacionada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan vincularse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre datos personales, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
En lo correspondiente a la recolección de datos personales, La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos.
Los Titulares de los datos de carácter personal contenidos en la base de datos de La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, cuentan con los derechos descritos en este punto en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Nacional y tendrán los siguientes derechos:
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda condenado el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS. Los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
La empresa IMPORTADORA OKLA S.A.S será directamente quien fungirá como Responsable y como Encargado del Tratamiento de datos personales; en su interior podrá delegar cualquier área, dependencia o persona para tales efectos. En general la empresa IMPORTADORA OKLA S.A.S se compromete a: i) Recibir las solicitudes de los titulares de datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o este documento, como por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales; solicitudes de conocer los datos personales; solicitudes de supresión de datos personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley; ii) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. Los datos de contacto con la empresa IMPORTADORA OKLA S.A.S son los indicados en el encabezado.
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.
RAZON SOCIAL: IMPORTADORA OKLA SAS
CORREO ELECTRÓNICO: basededatos@importadoraokla.com TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 3300819 extensión 122 CONTACTO: AMANDA CASTAÑEDA CARVAJAL
CARGO DE CONTACTO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
El titular autoriza y da su consentimiento previo, expreso e informado que de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos su nombre y marca sean utilizados con fines de marketing, mercadotecnia y publicidad sólo con el propósito de dar a conocer y/o informar los clientes a quienes ofrecemos nuestros bienes y servicios.
En la Finalidad del Tratamiento de Datos de Clientes. La sociedad podrá llevar a cabo el Tratamiento de la información personal acerca de sus Clientes para los propósitos de gestar una relación comercial de compra y venta de repuestos de Moto partes y Autopartes por ellos contratados, de conformidad con el objeto social respectivo. Por esta razón, la comercialización que se celebren con Clientes se regirá por lo dispuesto en la presente Política, o incluirán una cláusula que regule el Tratamiento de la información a la que se acceda en virtud de este. Como se mencionó anteriormente, los datos que sean recolectados por la Sociedad podrán, eventualmente, ser compartidos con otros miembros aliados de la negociación de Importadora Okla con el propósito de generar estadísticas de consumo y rotación de Productos y tener un análisis de costo y oportunidad de una línea nueva, realizar una sana gestión de cartera con empresas aliadas especializadas para el recaudo efectivo de la cartera morosa mayor a el tiempo o plazo de crédito otorgado por la Sociedad Importadora Okla SAS y con terceros o autoridades que ejercen la Supervisión con la finalidad de desarrollar revisiones de calidad, llevar a cabo auditorias, actividades de supervisión o con el fin de cumplir con los estándares de calidad respecto de los productos comercializados. En ejercicio del principio de buena fe, La Sociedad asumirá que la información personal de terceros, cuyo Responsable de suministrarla es el Cliente está acorde a la realidad la cual ha sido Tratada en apego estricto a lo dispuesto en la Ley 1581 y el Decreto 1377 de 2013. Lo anterior incluye que los datos las mismas han sido tratados con autorización de su Titular, y que dicha autorización faculta al Cliente para procurar el Tratamiento de los datos por parte de cualquiera de las Sociedades. En todo caso, los datos personales de terceros cuyo Responsable sea la Sociedad Importadora Okla S.A.S serán tratados en el marco del objeto de la relación comercial con el cliente y las necesidades derivadas de la relación cliente-proveedor que genera la comercialización de los productos , a efectos de dar cumplimiento a la ley en mención. De igual manera, Las Sociedad podrán llevar a cabo el tratamiento de la información personal de sus Clientes actuales o futuros y de aquellos Clientes con los cuales haya terminado su relación comercial, con la finalidad de enviarles información comercial que a juicio de la Sociedad pueda ser de su interés; así como, entre otros, invitarlos a eventos que organice cualquiera de Las Sociedades; remitir boletines, informes sectoriales o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social de La Sociedad. Así mismo, Las Sociedades, con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por éstas, podrán grabar y tomar audios, videos o fotos de Clientes del desarrollo de éstos. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por las Sociedades en boletines, informes sectoriales, publicaciones, y en general en cualquier actividad de la Sociedad. La presente Política no será aplicada cuando el tratamiento de los datos personales del Cliente sea necesario para cumplir con las obligaciones legales que estén en cabeza de alguna de Las Sociedades de supervisión y control estatal, en virtud de la relación comercial que se tenga con el
Cliente respectivo. Además se destacan las siguientes actividades regulares con el propósito de dar cumplimiento al objeto social de Importadora Okla SAS.
La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS solicitará de sus proveedores los datos necesarios para efectuar los siguientes procesos:
La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS verificará que los datos solicitados a sus proveedores sean nada más los necesarios, relacionados con la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de empleados en una carpeta individual identificada con el nombre de cada uno. Esta carpeta física será para uso exclusivo del área de Recursos Humanos, queda prohibido el uso de los datos personales del trabajador para cualquier otro uso diferente al autorizado.
Cualquier otro uso solo procederá por orden de autoridad competente, previa evaluación por parte de La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS de la competencia y eficacia de la orden de la autoridad.
La base de datos de terceros tiene como propósito administrar de una manera adecuada.
Terminada la relación laboral los datos son almacenados en un archivo central, quedando sometida esa información a medidas de seguridad altas.
Los datos personales de los ex-empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de:
Los datos e información personal de las personas naturales accionistas de La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS es información registrada en los libros de comercio de la compañía. Por esa razón el acceso a esa información se realizara conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia
La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través del correo electrónico basededatos@importadoraokla.com. Y en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas.
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
El tratamiento para los datos personales indispensables de clientes, proveedores, empleados y/o contratistas, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de la Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, como ente jurídico.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS. Velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución en cabeza de la Gerencia y profesionales en Seguridad de la Información contable, fiscal y administrativa.
Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico basededatos@importadoraokla.com. Y en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas.
Los Titulares o sus herederos podrán consultar la información personal del Titular que repose en la sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través del correo basededatos@importadoraokla.com. Y en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o sus herederos que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.
La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS , rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico basededatos@importadoraokla.com, o en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas, indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS pondrá a disposición del Titular el correo electrónico basededatos@importadoraokla.com, o en la dirección de correspondencia o atención personal Calle 9 N° 1-140 Bodega 1 La Badea Dosquebradas.
Si vencido el término legal respectivo, La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS.
La sociedad IMPORTADORA OKLA SAS, se reserva el derecho de modificar su política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página web (www.importadoraokla.com) con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de La Sociedad IMPORTADORA OKLA SAS y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestra Base de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.
Fecha de publicación y entrada en vigencia: 02 de Enero de 2017
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